อะไหล่รายคัน แบบที่ 2 - สั่งสินค้ามาก่อน แล้วนำบิลมาลงเป็นค่าใช้จ่ายรายคัน

อะไหล่รายคัน หมายถึง อะไหล่ที่เราสั่งมาใช้เฉพาะรถคันนั้นๆเป็นกรณีเฉพาะ ซึ่งวิธีการทำงานอาจแตกต่างกันไปตามความสะดวกของแต่ละเต็นท์ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ

1.       เปิดใบสั่งซื้อ PO เพื่อขออนุมัติผู้บริหารก่อนการสั่งซื้อจริง แล้วทำรายการจ่ายหลังจากได้รับสินค้า เพื่อให้เกิดการลงบันทึกค่าใช้จ่ายเป็นรายคันโดยอัตโนมัติในระบบ

2.       สั่งสินค้ามาก่อน แล้วนำบิลมาลงเป็นค่าใช้จ่ายรายคัน

เริ่มที่ขั้นตอนการทำงานใน แบบที่ 2 สั่งสินค้ามาก่อน แล้วนำบิลมาลงเป็นค่าใช้จ่ายรายคัน

·         ไปที่โมดูล “บัญชี”

 

·         ที่แถบเมนู “ผู้ขาย” กด “บิล”

 

·         ในหน้าต่างใหม่ที่เปิดขึ้น กด “สร้าง”

 

·       ในหน้าที่เปิดขึ้น ให้กรอกข้อมูลตามด้านล่าง

 

-      “ผู้ขาย”  - ให้กรอกชื่อบุคคล/บริษัทที่เป็นผู้วางบิล กรณีที่เป็นการสร้างฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก ให้คลิกในช่องผู้ขาย 1 ครั้ง จากนั้นพิมพ์ชื่อ ระบบจะแสดงคำว่า “สร้างและแก้ไข”เป็นตัวอักษรสีฟ้า ให้คลิกที่คำนั้น 1 ครั้ง ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กซ้อนขึ้นมา เพื่อให้สร้างฐานข้อมูล   ให้เลือกเป็น “บุคคล” หรือ “บริษัท”แล้วกรอกรายละเอียดให้ครบ จากนั้นกด “บันทึก”

 

ตัวอย่างการบันทึกแบบบริษัท

 

กรณีที่เคยมีการบันทึกข้อมูลไว้แล้ว เมื่อคลิกในช่องผู้ขาย ให้พิมพ์ชื่อ ระบบจะดึงข้อมูลที่มีชื่อเดียวกับที่พิมพ์ไปขึ้นมาให้ท่านเลือก ให้กดเลือกรายชื่อที่ต้องการ 1 ครั้ง  

**หมายเหตุ**

ข้อมูลคู่ค้าที่บันทึกนี้ จะถูกเก็บโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลในโมดูล “รายชื่อ” เพื่อความสะดวกในการบันทึกครั้งต่อๆไป โดยรายชื่อที่เคยบันทึกแล้วจะถูกดึงมาแสดงให้เลือกในช่อง “ผู้จำหน่าย” พร้อมกับรายละเอียดตามที่เคยบันทึกไว้ในครั้งแรกแค่เพียงครั้งเดียว และกรณีที่มีการพิมพ์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับคู่ค้ารายนี้ เอกสารที่ออกจากระบบจะแสดงชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดต่างๆตามที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ

-      “วันที่ออกบิล”  - ให้กรอกวันที่จ่าย

-      “วันกำหนดจ่าย” - ให้กรอกวันที่ต้องชำระตามที่กำหนด

จากนั้น เมื่อเลื่อนลงมาอีก ตรงด้านล่างในหน้าเดียวกัน ให้คลิกที่ “เพิ่มรายการ” เพื่อกรอกข้อมูลต่างๆ

 

จากนั้นกรอกข้อมูลในช่องต่างๆตามภาพดังนี้

 

-      สินค้า” – พิมพ์รายการค่าอะไหล่ต่างๆตามบิล ** กรณีมีรายการมากกว่า 1 รายการในบิลเดียวกัน สามารถกด “เพิ่มรายการ” เพื่อใส่รายการเพิ่มเติมได้ **

-      “บัญชี” - คลิก 1 ครั้ง แล้วเลือก “ค้นหาเพิ่มเติม” จากนั้น ในหน้าต่างเล็กๆที่เปิดซ้อนขึ้น ให้พิมพ์คำว่า “อะไหล่” ในช่องค้นหาด้านบนแล้วกด enter 1 ครั้ง ระบบจะดึงหมวดบัญชีที่ชื่อมีตัวเลขหมวด ให้คลิกเลือก 1 ครั้ง

 

 -      ในช่อง “บัญชีวิเคราะห์” – กรอกหมายเลขทะเบียนรถคันที่เราสั่งอะไหล่มาเพื่อใส่ **สำคัญ : ช่องนี้จำเป็นต้องกรอกเลขทะเบียนรถ เพื่อให้ดึงราคาซื้อเข้าไปผูกเป็นต้นทุนตัวรถในระบบบัญชี**

-      “จำนวน” - ใส่หน่วยวัดต่างๆ (ถ้ามี)

-      “หน่วยวัด” – ใส่หน่วยวัดต่างๆ (ถ้ามี)

-      “ราคา” – ใส่ราคาตามบิลที่ได้รับมา

-      “ภาษี” – ระบบมีการสร้างค่าตั้งต้นภาษีไว้ที่ 7% (VAT) ซึ่งในกรณีที่ไม่มี VAT ให้คลิกที่เครื่องหมาย X เล็กๆเพื่อปิด /ยกเลิก

-      เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อย ตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ให้กดที่ปุ่ม “บันทึก”

 

กรณีเป็นสินค้ามี VAT ระบบจะบังคับให้กรอกรายละเอียดใบกำกับภาษี

ให้กดที่ “แก้ไข”

 

เลื่อนลงมาด้านล่าง คลิกที่ “ใบกำกับภาษี” และกรอกรายละเอียดในช่องต่างๆดังนี้

 

-      Tax Invoice Number: กรอกหมายเลขใบกำกับภาษีที่ได้รับมา

-      Tax Invoice Date: วั นที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา

-      Report Date: วันกำหนดรายงานภาษี

-        เมื่อกรอกเรียบร้อย ให้กด “บันทึก” แล้วกด  “ยืนยัน”

 

*** หมายเหตุ*** กรณีสินค้าไม่มี VAT สามารถกดที่ “ยืนยัน” ได้เลย

 

จากนั้น ในหน้าต่อไป กดที่”ลงทะเบียนการจ่ายเงิน”

 

ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมาเพื่อสอบถามวิธีการชำระเงิน ทั้งแบบเงินสด หรือจากบัญชีธนาคาร ให้คลิกเลือก 1 ครั้ง แล้วกดที่ “สร้างการชำระเงิน”

 

เรียบร้อยแล้ว ในหน้าที่เปิด จะมีแถบสีเขียวที่เขียนว่า ชำระเงินแล้ว คาดที่มุมขวา ตามภาพ