การบันทึกรายการรับเงินดาวน์

การรับเงินดาวน์จากลูกค้า ควรมีการบันทึกในระบบ เพื่อให้เกิดความถูกต้องตามหลักบัญชี และเพื่อให้เจ้าของกิจการทราบตัวเลขรายรับที่แท้จริงอีกด้วย

ในระบบของ New2Car จะมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

·       ไปที่โมดูล “บัญชี”

 

·       ที่แถบเมนูด้านบน คลิกที่ “ลูกค้า” แล้วคลิกเลือก “ใบแจ้งหนี้”

 

·       กด “สร้าง”

 

·       ในหน้าต่างใหม่ที่เปิดขึ้น ให้กรอกรายละเอียดต่างๆดังนี้

 

- ช่อง “ลูกค้า” – กรอกชื่อลูกค้าที่จ่ายเงินดาวน์

- ​ ช่อง “วันที่ใบแจ้งหนี้” - กรอก/เลือกวันที่ที่รับเงินดาวน์

- คลิก “เพิ่มรายการ” เพื่อใส่รายละเอียดของตัวรถ

·       เมื่อคลิก “เพิ่มรายการ” แล้ว ให้กรอกรายละเอียดเพิ่มดังนี้

 

- ช่อง “สินค้า” – พิมพ์คำว่า “เงินดาวน์"

- ช่อง “บัญชี” - คลิก 1 ครั้งแล้วเลือก “ค้นหาเพิ่มเติม” ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมา ให้พิมพ์คำว่า “รายได้จากการขายรถยนต์” ในช่องค้นหา ระบบจะดึงหมวดบัญชีที่เกี่ยวข้องขึ้นมาแสดง ให้เลือก “รายได้จากการขายรถยนต์” ตามภาพ

- ช่อง “บัญชีวิเคราะห์” - กรอกทะเบียนรถ

- ช่อง “ราคา” – กรอกยอดเงินดาวน์ที่รับมา

- ช่อง “ภาษี” - ระบบมีค่าตั้งต้นเป็น VAT 7% อยู่ ในกรณีนี้ ให้คลิกที่เครื่องหมาย X เล็กๆเพื่อปิด/ยกเลิกก่อน 1 ครั้ง

 

- แล้วคลิกที่ช่องว่างอีก 1 ครั้ง แล้วเลือก “ค้นหาเพิ่มเติม”

 

- ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมา ให้เลือก “ Output VAT 7% รวม” 1 ครั้ง

·       เรียบร้อยแล้วกด “บันทึก”

 

·       เมื่อกด “บันทึก” แล้ว ในหน้าที่เปิดอยู่ จะสังเกตว่ายังเป็น “ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง” อยู่ ทั้งนี้ เพื่อให้ท่านสามารถตรวจสอบข้อมูล และแก้ไขรายละเอียดได้อีกครั้งก่อนไปสู่ขั้นตอนสั่งพิมพ์ ฯลฯ

 

หากต้องการแก้ไข กดที่ “แก้ไข”

หากข้อมูลถูกต้อง กดที่ “ยืนยัน”

 

·       หลังจากยืนยันแล้ว ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลข (ตามภาพ) ซึ่งมีรายละเอียดครบถ้วน สามารถสั่งพิมพ์เพื่อใช้งานได้

 

หากต้องการพิมพ์ ไปที่คำว่า “พิมพ์” คลิก 1 ครั้ง แล้วเลือก “ใบแจ้งหนี้”

 

·       ระบบจะสร้างไฟล์ PDF เพื่อสั่งพิมพ์ได้ตามภาพ

 

หลังจากเปิดใบแจ้งหนี้ในระบบเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการลงทะเบียนการจ่ายเงินดาวน์ยอดนี้ในระบบ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

·       ในหน้าใบแจ้งหนี้ คลิกที่ “ลงทะเบียนการจ่ายเงิน”

 

·       ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมาเพื่อสอบถามว่ารับเงินดาวน์เข้าแบบไหน เงินสด หรือเข้าบัญชีธนาคารใด

- ช่อง “สมุดรายวัน” - เลือกวิธี/ บัญชีที่ใช้รับเงินเข้า

- ช่อง “วันที่ชำระเงิน” - กรอก/เลือกวันที่รับเงิน

เสร็จแล้วกดที่ “สร้างการชำระเงิน”

 

เมื่อลงรายการเรียบร้อย จะปรากฏแถบสีเขียวคาดด้านขวาที่มีคำว่า “ชำระเงินแล้ว” ตามภาพ ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย