ขั้นตอนการลงรายการรับเงินจาก Invoice หรือใบกำกับภาษี ตัวรถ
เมื่อเราได้รับเงิน และเอกสารจาก Invoice ตัวรถ ที่เราเปิดไป เราต้องมาทำรายการในระบบดังนี้
· ไปที่ โมดูล “บัญชี”
· ที่แถบเมนูด้านบน คลิกที่ “ลูกค้า” แล้วคลิกเลือก “ใบแจ้งหนี้”
· ในหน้าภาพรวมที่เปิดขึ้น ตรงแถบสีฟ้า ช่อง “บัญชีวิเคราะห์” ให้พิมพ์ทะเบียนรถคันที่เรารับค่าคอมฯมา แล้วคลิกเลือกที่ทะเบียน กด Enter 1 ครั้ง
· ในหน้าต่างใหม่ที่เปิดขึ้น ให้คลิกตรงหมายเลข Invoice เพื่อเลือกรายการที่ต้องการ
· ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีรายละเอียด ให้คลิกที่ “ลงทะเบียนการจ่ายเงิน”
· ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมาเพื่อสอบถามว่ารับเงินเข้าแบบไหน เงินสด หรือเข้าบัญชีธนาคารใด ให้กรอกข้อมูลดังต่อไปนี้
- ช่อง “สมุดรายวัน” - เลือกวิธี/ บัญชีที่ใช้รับเงินเข้า
- ช่อง “จำนวน” – ใส่ยอดเงินที่ รับเข้าตามจริง ***ยอดเงินเข้า จะไม่ตรงกับยอดที่เราเปิด Invoice ไป เนื่องจากธนาคาร/ไฟแนนซ์ จะออกใบกำกับที่แยกค่าใช้จ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าโอน / ค่าประกัน – ซึ่งเราต้องทำรายการในระบบแยกต่างหาก (ดูในบท “ลงรายการค่าใช้จ่าย Invoice ตัวรถ)***
- ช่อง “วันที่ชำระเงิน” - กรอก/เลือกวันที่รับเงิน
- เสร็จแล้วกดที่ “สร้างการชำระเงิน”
· หลังจากคลิก “สร้างการชำระเงิน” ระบบจะเปิดส่วนขยายต่อ (เนื่องจากยอดเงินเข้าไม่ตรงกับยอดที่เปิด Invoice ไป) เพื่อเคลียร์ยอดส่วนต่างที่หายไปให้ถูกต้องตามหลักบัญชี
ให้กรอกรายละเอียดเพิ่มเติมดังนี้
- คลิกที่ “ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว”
- ในส่วนขยายที่เปิดเพิ่ม คลิกที่ช่อง “ความแตกต่าง”
- ในช่องนี้ จะเป็นการเลือกหมวดบัญชี คลิก 1 ครั้ง เลื่อนลงมาจนพบคำว่า “ค้นหาเพิ่มเติม”
- ในช่องค้นหา พิมพ์คำว่า “บัญชีพัก” แล้วคลิกเลือกที่หมายเลขหมวดบัญชี
· เรียบร้อยแล้ว กดที่ “สร้างการชำระเงิน” อีก 1 ครั้ง
เมื่อลงรายการเรียบร้อย จะปรากฏแถบสีเขียวคาดด้านขวาที่มีคำว่า ชำระเงินแล้ว ตามภาพ
จนถึงขั้นตอนนี้ในทางบัญชี ส่วนต่างที่เป็นค่าใช้จ่ายต่างๆ (ที่ธนาคารออกใบกำกับภาษีแยกมาให้) ของยอดเงินที่เราเปิด Invoice ไป และรับเงินมา จะอยู่ในบัญชีพัก ดังนั้น เพื่อให้ถูกต้อง เราจะต้องไปทำการเปิดบิลในระบบเพื่อล้างค่าใช้จ่ายนี้ออกจากบัญชีพักเพื่อให้ถูกต้องตามหลักบัญชี โปรดดูในบท “ลงรายการค่าใช้จ่าย Invoice ตัวรถ”
