อะไหล่รายคัน แบบที่ 1 - เปิดใบสั่งซื้อ ( PO ) เพื่อขออนุมัติผู้บริหารก่อนการสั่งซื้อ

อะไหล่รายคัน หมายถึง อะไหล่ที่เราสั่งมาใช้เฉพาะรถคันนั้นๆเป็นกรณีเฉพาะ ซึ่งวิธีการทำงานอาจแตกต่างกันไปตามความสะดวกของแต่ละเต็นท์ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ

1.       เปิดใบสั่งซื้อ PO เพื่อขออนุมัติผู้บริหารก่อนการสั่งซื้อจริง แล้วทำรายการจ่ายหลังจากได้รับสินค้า เพื่อให้เกิดการลงบันทึกค่าใช้จ่ายเป็นรายคันโดยอัตโนมัติในระบบ

2.       สั่งสินค้ามาก่อน แล้วนำบิลมาลงเป็นค่าใช้จ่ายรายคัน

เริ่มที่ขั้นตอนการทำงานใน แบบที่ 1 เปิดใบสั่งซื้อ PO เพื่อขออนุมัติผู้บริหารก่อนการสั่งซื้อ

·         ไปที่โมดูล “สั่งซื้อ”

 

·         กด “สร้าง”

 

·       เมื่อระบบเปิดไปสู่หน้าต่าง “ใบสั่งซื้อ/ใหม่”  ให้กรอกรายละเอียดในช่องต่างๆตามภาพ

 

-      ในช่อง “ผู้ขาย” – ให้กรอกชื่อบุคคล/บริษัทที่เราซื้อรถ กรณีที่เป็นการสร้างฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก ให้คลิกในช่องผู้ขาย 1 ครั้ง จากนั้นพิมพ์ชื่อ ระบบจะแสดงคำว่า “สร้างและแก้ไข”เป็นตัวอักษรสีฟ้า ให้คลิกที่คำนั้น 1 ครั้ง ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กซ้อนขึ้นมา เพื่อให้สร้างฐานข้อมูล   ให้เลือกเป็น “บุคคล” หรือ “บริษัท”แล้วกรอกรายละเอียดให้ครบ จากนั้นกด “บันทึก”

 

กรณีที่เคยมีการบันทึกข้อมูลไว้แล้ว เมื่อคลิกในช่องผู้ขาย ให้พิมพ์ชื่อ ระบบจะดึงข้อมูลที่มีชื่อเดียวกับที่พิมพ์ไปขึ้นมาให้ท่านเลือก ให้กดเลือกรายชื่อผู้รับค่าเช่าที่ต้องการ 1 ครั้ง  

**หมายเหตุ**

ข้อมูลคู่ค้าที่บันทึกนี้ จะถูกเก็บโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลในโมดูล “รายชื่อ” เพื่อความสะดวกในการบันทึกครั้งต่อๆไป โดยรายชื่อที่เคยบันทึกแล้วจะถูกดึงมาแสดงให้เลือกในช่อง “ผู้จำหน่าย” พร้อมกับรายละเอียดตามที่เคยบันทึกไว้ในครั้งแรกแค่เพียงครั้งเดียว และกรณีที่มีการพิมพ์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับคู่ค้ารายนี้ เอกสารที่ออกจากระบบจะแสดงชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดต่างๆตามที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างการบันทึกแบบบริษัท

 

ตัวอย่างการบันทึกแบบบุคคล

 

-      ในช่อง “Order Deadline” – กรอกวันที่สั่งซื้อ หรือกดเลือกวันที่จากปฏิทิน โดยกดที่เครื่องหมายด้านขวา แล้วเลือกวันที่

-      ในช่อง “Deliver To” – เป็นการรับตัวรถเข้าคลังสินค้า คลิกที่ช่อง 1 ครั้ง แล้วเลือกที่ “คลังกลาง:รับอะไหล่”

-      ในแท็บ “สินค้า - คลิก “เพิ่มรายการสินค้า”

-      เมื่อคลิก “เพิ่มรายการสินค้า” แล้ว ให้กรอกรายละเอียดในช่องต่างๆตามภาพ

 

-      ในช่อง “สินค้า” – กรอกรายละเอียดสินค้าเช่น ไฟหน้าขวาDmax ฯลฯ

-      ในช่อง “บัญชีวิเคราะห์” – กรอกหมายเลขทะเบียนรถคันที่เราสั่งอะไหล่มาเพื่อใส่ **สำคัญ : ช่องนี้จำเป็นต้องกรอกเลขทะเบียนรถ เพื่อให้ดึงราคาซื้อเข้าไปผูกเป็นต้นทุนตัวรถในระบบบัญชี**

-      ในช่อง “จำนวน” – ใส่จำนวนเป็นตัวเลข

-      ในช่อง “หน่วยวัด” – เลือกหน่วยเป็น ชิ้น ดวง ฯลฯ

-      ในช่อง “ราคาต่อหน่วย” – ใส่ราคา/ชิ้น

-      ในช่อง “ภาษี” - กรณีเป็นรถมี VAT ให้เลือก “Input VAT 7%” หรือกรณีไม่มี VAT ให้ปล่อยว่างไว้

***หมายเหตุ*** กรณีสั่งอะไหล่จากร้าน/บริษัทเดียวกัน ใน 1 ใบ PO สามารถใส่ได้หลายรายการ โดยกด “เพิ่มสินค้า” แล้วกรอกรายละเอียดแต่ละรายการให้ครบถ้วน

เมื่อกรอกรายละเอียดครบแล้ว ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง จากนั้นกด “บันทึก”

 

จากนั้น กด “ยืนยันการสั่งซื้อ”

 

ขั้นตอนต่อไป จะเป็นการสั่งพิมพ์ใบ PO เพื่อเสนอขออนุมัติจากผู้บริหาร

คลิกที่ “พิมพ์” แล้วเลือก “ใบสั่งซื้อ”

 

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ PO

ขั้นตอนต่อไป คือเมื่อเราได้รับสินค้าแล้ว จะต้องทำการตรวจรับ และนับสินค้า หากได้ครบถ้วนให้ทำขั้นตอนต่อไปดังนี้

เปิด PO ที่ต้องการ จากนั้น กดที่ปุ่ม “Receive Products” ตามภาพ

เมื่อกดรับสินค้าแล้ว ระบบจะเปิดหน้าที่แสดงรายการการรับเข้า และสโตร์ที่รับสินค้า ให้กดที่ “ตรวจสอบ” ตามภาพ

 

ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมาเพื่อยืนยันตำแหน่งสินค้า ให้คลิกที่ปุ่ม “ใช้” ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย 

ต่อไป จะเป็นขั้นตอนการชำระเงิน และลงค่าใช้จ่าย

ในหน้าภาพรวมใบสั่งซื้อ ให้เราเลือก PO ที่ต้องการ โดยคลิกที่หมายเลข ตามภาพ

 

ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น คลิกที่ “สร้างบิล”

 

ในหน้าใหม่ที่เปิดขึ้น หากเป็นสินค้าที่ซื้อจากร้าน/บริษัทที่มี VAT  จะต้องมีการใส่รายละเอียดใบกำกับภาษี

ให้กดที่ “แก้ไข”

 

เลื่อนลงมาด้านล่าง คลิกที่ “ใบกำกับภาษี” และกรอกรายละเอียดในช่องต่างๆดังนี้

 

-      Tax Invoice Number: กรอกหมายเลขใบกำกับภาษีที่ได้รับมา

-      Tax Invoice Date: วันที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับมา

-      Report Date: วันกำหนดรายงานภาษี

เมื่อกรอกเรียบร้อย ให้กด “บันทึก” แล้วกด  “ยืนยัน”

*** หมายเหตุ*** กรณีสินค้าไม่มี VAT สามารถกดที่ “ยืนยัน” ได้เลย

จากนั้น ในหน้าต่อไป กดที่”ลงทะเบียนการจ่ายเงิน”

 

ระบบจะเปิดหน้าต่างเล็กๆซ้อนขึ้นมาเพื่อสอบถามวิธีการชำระเงิน ทั้งแบบเงินสด หรือจากบัญชีธนาคาร ให้คลิกเลือก 1 ครั้ง แล้วกดที่ “สร้างการชำระเงิน”

 

เรียบร้อยแล้ว ในหน้าที่เปิด จะมีแถบสีเขียวที่เขียนว่า ชำระเงินแล้ว คาดที่มุมขวา ตามภาพ